О том, как работать без хаоса и постоянного чувства, словно ты на тушении пожара, а также, что такое проектный менеджмент, поговорим с Кириллом Волошиным, экспертом и преподавателем курса BISEB «Проектный менеджмент».
Корреспондент: Кирилл, многие команды годами работают ситуативно: договариваются в чатах, ставят сроки, распределяют задачи. Чем проектный менеджмент отличается от обычного планирования задач?
Кирилл Волошин: Разница в том, что при ситуативном подходе вы решаете проблемы, когда они возникают. При проектном подходе вы планируете наперёд, стараетесь не дать проблемам возникнуть, а потенциальные проблемы пытаетесь проработать заранее: как их «отловить» и как предотвратить.
В целом чаты, дедлайны, распределение задач – это инструменты, а не управление. Управление начинается там, где есть цель с критериями успеха, понимание ресурсов и сроков, описаны риски, роли и есть регулярный контроль.
Если у вас проект успешно работает без этого, значит, либо везёт, и это временно, либо проект простой. На сложном проекте ситуативная система даст сбой на первом конфликте интересов, на первом расхождении в понимании того, «что вообще делаем», или при срыве важного срока.
Корр.: Сейчас многие проекты делают люди из разных стран: кто-то в Польше, кто-то в Литве, кто-то в Беларуси. Как управлять таким проектом, если вдобавок и занятость у всех разная: у кого-то постоянная работа, а кто-то волонтёр?
К.В.: Это типичный кейс многих белорусских команд сейчас. Чудес нет, но есть базовые приёмы: фиксируем на «бумаге», а не «в голове» зоны ответственности, асинхронно коммуницируем по умолчанию, когда всё важное лежит в одном месте, а не в переписках, но регулярно синхронизируемся на 15-30 минут: что сделал, что делаю, где блокеры.
Кроме того, задачи в такой конфигурации нужно «нарезать» так, чтобы работа волонтёров не блокировала штатников.
Корр.: Что чаще всего убивает проекты на практике: слабая идея, нехватка денег, команда, коммуникация или плохое управление?
К.В.: По статистике учебников – плохое управление. По моему опыту и в венчурной практике провал закладывается раньше, на этапе идеи и продукта: решают не ту проблему, не для той аудитории или решение недостаточно ценное, чтобы за него платили.
Деньги, команда, коммуникации, а точнее провал в этих сферах, чаще становятся следствиями. Но плохой менеджмент умеет добить и хорошую идею. Поэтому убивает не «что-то одно», а связка.
На курсе мы будем учиться видеть эту связку целиком, а не оптимизировать одно звено в надежде, что всё остальное само сложится.
Корр.: У многих, особенно у проектов за границей, появилась боязнь планирования: релокация, гранты, меняющиеся правила, нестабильные бюджеты. Есть ли смысл планировать на 6-12 месяцев, если всё постоянно меняется?
К.В.: Смысл есть, только планировать стоит иначе. Жёсткий план на 12 месяцев в описанных реалиях – это самообман.
Можно использовать так называемое скользящее планирование: ближайшие 1-2 месяца расписаны детально, 3-6 месяцев намечены среднесрочно, 12 месяцев очерчены стратегически.
Главная функция плана – не «сделать как написано», а понимать, что делать, когда всё пойдёт не так, как планировали. Ещё говорят, что план – это карта, а не рельсы. Вот её и будем на курсе пробовать для каждого проекта «нарисовать».
Корр.: Какой главный миф о проектном менеджменте вы бы хотели разрушить? Если бы нужно было убрать из головы одну вредную иллюзию о проектах, управлении и команде, что бы это было?
К.В.: Скорее можем говорить о переубеждении через обучение. Тут, наверное, можно остановиться на мифе, что существует некая «правильная методология», которую нужно выучить и применять.
Но нет «правильной» методологии для всех. Есть подходящая – под ваш проект, команду, заказчика и контекст.
Гибкая методология короткими циклами в проекте, где требования жёстко фиксированы госрегуляциями, такой же абсурд, как и классический «план от начала до конца» в стартапе, который ещё ищет свою масштабируемую бизнес-модель.
Корр.: Расскажите немного, в чём ценность курса, который вы преподаёте? Что человек должен уметь после 8 встреч, чтобы применить это в бизнесе, НГО, медиа или стартапе?
К.В.: Во-первых, курс состоит всего из 8 встреч, то есть он не про то, чтобы сделать из вас сертифицированного менеджера за месяц. Курс про проектное мышление вообще, про общепризнанные эффективно работающие практики, про умение мыслить проектно и применять эти практики.
После курса вы сможете корректно формулировать цели и критерии успеха, планировать проект, выбирать подходящую методологию, отстраивать контроль и метрики, описывать бизнес-модель, разбираться с рисками и потребностями клиентов, мыслить как стартапер, когда это нужно.
И всё это в бизнесе, НГО, медиа, стартапе – не важно. База одна, меняются только акценты.
Корр.: Какие инструменты управления проектами вы рекомендуете? И будет ли практика работы с ними?
К.В.: Как и с методологиями, нет универсального «лучшего инструмента», который подходит всем. Поэтому посмотрим на несколько: Jira и monday.com для классических проектов, Kaiten и ClickUp для гибрида, Notion и Confluence для документации и базы знаний, Miro и Canvanizer для бизнес-моделирования.
Но учить кликать мышкой, конечно, никто не будет. Самостоятельная практика будет на ваших реальных проектах, не на учебных.
Корр.: К примеру, если у меня уже есть проект, который идёт плохо, можно ли использовать курс, чтобы разобрать ошибки и понять, как его перезапустить, исправить или вообще отказаться от него?
К.В.: Это, возможно, как раз один из самых продуктивных сценариев. Если у вас есть живой буксующий проект, вы потенциально возьмёте от курса больше, чем если придёте с чистым листом.
Но, по сути, управление нужно будет выстроить заново. То есть каждую тему вы сможете прокачать на своём кейсе: что сломано в постановке целей, где провал в коммуникации, какие риски не учли и так далее.
К концу курса будет не теоретическое знание, а осознанное решение: перезапустить, починить или даже закрыть.
Корр.: Как понять, какая методология работы подходит моему проекту: гибкий подход, классический план или смешанная модель? Мы будем подробно изучать только Agile и Scrum или другие модели тоже?
К.В.: Будем разбирать всё. И классический последовательный подход, когда план составляется от начала до конца – Waterfall. Он подходит для проектов с понятными требованиями.
Гибкие подходы, в первую очередь семейство методологий с короткими циклами и постоянной подстройкой Agile, где Scrum – один из самых популярных подходов. Это для проектов, где многое меняется по ходу.
Также будем разбирать бережливый подход, Lean, гибридные модели. Главное – не выучить термины, а научиться выбирать.
Правило простое: чем выше неопределённость и изменяемость требований, тем гибче нужна методология. Чем жёстче внешние ограничения, например законы, условия гранта, контракты – тем больше элементов классики.
Большинство реальных проектов – это гибрид. Выбор будем разбирать на конкретных примерах, в том числе ваших.
Корр.: Будет ли индивидуальная обратная связь по моим заданиям или только групповое обсуждение? Можно ли будет получать индивидуальные консультации и помощь?
К.В.: Будет и групповое обсуждение, и индивидуальная обратная связь по домашним заданиям. Плюс возможность приносить свои проекты на разбор.
Индивидуальные консультации – не массовый и не самый быстрый формат, но если будут запросы, постараемся помочь.
Этот курс не про общие разговоры об управлении. Он для тех, у кого уже есть проект, команда и идея, но работа буксует. Участники смогут разобрать свои процессы, увидеть слабые места и понять, что делать дальше.C p
Курс «Проектный менеджмент» пройдёт с 19 мая по 4 июня в онлайн-формате, поэтому присоединиться к нему можно из любой точки мира. Он рассчитан на тех, кто уже ведёт проекты или хочет научиться делать это системно: предпринимателей, координаторов, руководителей команд, специалистов из бизнеса, НГО, медиа, образования, IT и общественных инициатив.
СПРАВКА:
Кирилл Волошин – предприниматель и частный инвестор.Ментор стартап-школ, университетов и акселераторов. Управляющий директор AngelsBand. В 2019 году получил звание «Ментор года» в Беларуси. Сооснователь белорусских и литовских бизнес-ангельских сетей.
Больше узнать о курсах можно на сайте школы BISEB, а также в LinkedIn и Instagram.